Để công chứng điện tử là "tấm khiên" bảo đảm an toàn pháp lý, nhưng không trở thành gánh nặng thủ tục

Tại Hội thảo, nhiều ý kiến cho rằng, quy trình giao dịch bất động sản hiện nay vẫn bộc lộ nhiều hạn chế, chưa theo kịp yêu cầu minh bạch và tốc độ phát triển của nền kinh tế số. Sự thiếu đồng bộ trong tổ chức thực hiện và trong hệ thống thông tin, khiến quá trình giao dịch tiềm ẩn rủi ro pháp lý, làm tăng chi phí xã hội và suy giảm niềm tin của nhà đầu tư cũng như người dân.

Trong bối cảnh đó, việc xây dựng cơ chế bảo đảm an toàn pháp lý trên nền tảng số trở thành yêu cầu cấp thiết và công chứng điện tử được xem là một trong những giải pháp quan trọng, nhất là trong vấn đề xác thực chủ thể - tài sản - ý chí, cũng như khả năng truy vết và cơ chế trách nhiệm giải trình của các bên khi phát sinh tranh chấp.

Song, các chuyên gia cũng nhìn nhận, mục tiêu then chốt của công chứng số không phải là điện tử hóa giấy tờ, mà là số hóa thực chất, cắt giảm phiền hà, tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người dân, doanh nghiệp trong giao dịch bất động sản. Đồng thời, cũng cần nhận diện rõ những trường hợp nào cần công chứng và trường hợp nào là khuyến khích công chứng trong lĩnh vực bất động sản theo tinh thần của Nghị quyết 66 và Nghị quyết 68 của Bộ Chính trị. 

Trình bày tham luận tại Hội thảo, bà Phạm Thúy Hạnh, Phó Vụ trưởng Vụ Pháp luật, Văn phòng Chính phủ cho biết, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều nghị quyết quan trọng, nhằm phát triển thị trường bất động sản an toàn, lành mạnh, bền vững, và gắn liền với chuyển đổi số quốc gia.

Trong năm 2024, có Nghị quyết 161/2024/QH15 yêu cầu hoàn thiện hệ thống dữ liệu đất đai, nhà ở, bất động sản, kết nối với dữ liệu dân cư để nâng cao hiệu quả quản lý và minh bạch thị trường; Nghị quyết 57-NQ/TW về khoa học, công nghệ và chuyển đổi số nhấn mạnh yêu cầu số hóa toàn bộ hoạt động cơ quan nhà nước, cải cách thủ tục hành chính, hướng tới dịch vụ công trực tuyến toàn trình.

Ở cấp Chính phủ, có Nghị quyết 214/NQ-CP (năm 2025) đề ra kế hoạch chuẩn hóa và liên thông 100% cơ sở dữ liệu quốc gia; Công điện 03/CĐ-TTg (năm 2025) của Thủ tướng yêu cầu nghiên cứu thí điểm Trung tâm giao dịch bất động sản điện tử do Nhà nước quản lý.

“Những chủ trương và chỉ đạo này đã hình thành một hành lang thể chế đồng bộ, vừa tháo gỡ khó khăn, giảm chi phí tuân thủ cho người dân và doanh nghiệp, vừa bảo đảm tính minh bạch và an toàn pháp lý cho thị trường bất động sản”, bà Hạnh nhận định.

Giai đoạn 2023 - 2025, hệ thống pháp lý đã được hoàn thiện để hỗ trợ số hóa giao dịch bất động sản: Luật Giao dịch điện tử 2023 công nhận giá trị pháp lý của hợp đồng, chữ ký số; Luật Đất đai 2024 cho phép đăng ký, chuyển nhượng trực tuyến; Luật Công chứng 2024 lần đầu thừa nhận công chứng điện tử. Cùng với đó, các nghị định về định danh điện tử, chữ ký số, hóa đơn điện tử đã tạo nên khung pháp lý liên hoàn cho giao dịch trên môi trường số.

Đặt vấn đề tại Hội thảo, ĐBQH Phan Đức Hiếu, Ủy viên hoạt động chuyên trách Ủy ban Kinh tế và Tài chính của Quốc hội cho biết, ông có nhiều băn khoăn liên quan đến hoạt động công chứng trong bối cảnh số hóa và giảm thủ tục hành chính.

Trước hết, cần xác định công chứng còn cần thiết đến đâu và trong những lĩnh vực nào, nếu không sẽ trở thành sự lãng phí cho xã hội.

"Trong thời kỳ số hóa, các giấy tờ công chứng liệu có còn cần đến bản sao chép, hay chỉ cần một mã định danh để đối chiếu và kiểm tra theo quy định của pháp luật? Khi bản gốc đã được cập nhật trên nền tảng số thì đã được chứng thực và có thể truy cập, như vậy giá trị công chứng có còn cần thiết như trước nữa hay không?", ông Hiếu đặt câu hỏi.

Với riêng lĩnh vực đất đai, bất động sản, vốn có giá trị lớn và tính phức tạp cao, cần nghiên cứu rõ ràng việc nên bỏ bớt hay bổ sung thêm thủ tục công chứng nào để vừa bảo đảm an toàn pháp lý, vừa tránh sự rườm rà, lãng phí không cần thiết.

Ông Hiếu cũng lưu ý, mặc dù công chứng đã có một số công cụ hỗ trợ số hóa, nhưng việc chuyển đổi từ mô hình truyền thống sang mô hình điện tử thực sự đã đủ hay chưa?

"Quan trọng hơn, kết quả cuối cùng của số hóa công chứng phải là giảm thiểu tối đa thủ tục, giấy tờ và chi phí. Nếu chỉ đơn thuần điện tử hóa bản giấy thì chưa thể coi đó là công chứng điện tử. Trong thời kỳ số, khái niệm bản sao gần như không còn ý nghĩa, bởi một khi bản gốc đã được cập nhật trên hệ thống thì đã được chứng thực và có thể truy cập trực tuyến", ông Hiếu nhấn mạnh.

Tương tự, PGS. TS Nguyễn Quang Tuyến, Phó Chủ tịch Hội đồng Trường, Trưởng khoa Pháp luật Kinh tế, Trường Đại học Luật Hà Nội cũng đặt ra một số câu hỏi:

Thứ nhất, công chứng trên môi trường điện tử thì chi phí liệu có tăng hơn so với công chứng trực tiếp hay không? Bởi vì để đảm bảo thực hiện được công chứng điện tử thì phải có hệ sinh thái số và đầu tư, hệ sinh thái này là văn phòng công chứng đầu tư hay cơ quan nhà nước đầu tư? Nếu văn phòng công chứng đầu tư thì có được tính vào chi phí công chứng hay không?

Thứ hai, tích hợp các thông tin khi thực hiện số hóa công chứng thì việc bảo mật thông tin như thế nào? Bởi hiện nay có rất nhiều đơn vị bán dữ liệu để lấy tiền, chưa kể cũng có những trường hợp bị tội phạm không gian mạng tấn công?

Thứ ba, giả sử tất cả những thông tin công khai, minh bạch thì liệu có vi phạm quyền bí mật cá nhân trong Luật Dân sự hay không?

Thứ tư, việc triển khai công chứng điện tử liệu có dễ dàng khi Việt Nam vẫn còn những địa bàn vùng sâu vùng xa, thiếu cơ sở hạ tầng công nghệ số… Việc đăng ký chữ ký điện tử có mất phí hay không, nhất là với những vùng sâu vùng xa này?

Đặc biệt, ông Tuyến nhấn mạnh: “Xu hướng công chứng điện tử cần hướng đến mục tiêu phải làm sao để có thể cắt giảm 30% thủ tục hành chính”.

Thực tế, các giao dịch dân sự, trong đó có giao dịch bất động sản, đều dựa trên nguyên tắc tự nguyện của các bên. Do đó, việc bắt buộc công chứng trong mọi trường hợp là không đúng. Luật Đất đai 2024, kế thừa từ Luật Đất đai 2013, quy định chỉ một số giao dịch về quyền sử dụng đất mới bắt buộc phải công chứng, gồm: hợp đồng tặng cho, hợp đồng chuyển nhượng và hợp đồng thế chấp, góp vốn. Còn tài sản gắn liền với đất thì không bắt buộc công chứng; các giao dịch chuyển đổi, cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất cũng để người dân tự quyết định.

Ông Bùi Văn Doanh, Viện trưởng Viện Nghiên cứu Bất động sản Việt Nam nhấn mạnh, Nghị quyết 66 và Nghị quyết 68 của Bộ Chính trị đã đặt ra yêu cầu xây dựng môi trường kinh doanh "thuận lợi, thông thoáng, chi phí tuân thủ thấp" và cắt giảm, đơn giản hóa các điều kiện, thủ tục không hợp lý.

Theo quy định hiện hành và định hướng cải cách, các giao dịch kinh doanh bất động sản có yếu tố doanh nghiệp tham gia không bắt buộc phải công chứng, chứng thực. Đồng thời, vẫn đảm bảo an toàn pháp lý cho những giao dịch quan trọng, bằng cách giữ yêu cầu công chứng trong các trường hợp đặc thù để tránh rủi ro.

Như vậy, từ định hướng vĩ mô cho đến thực tiễn vận hành của thị trường đều cho thấy, giao dịch bất động sản cần được số hóa toàn diện, thủ tục hành chính phải được tinh giản, nhưng vẫn phải đảm bảo an toàn pháp lý, thông qua một cơ chế tin cậy.

Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng đặt ra yêu cầu vừa tinh giản thủ tục hành chính, vừa bảo đảm an toàn pháp lý, công chứng điện tử là giải pháp đóng góp cho tiến trình chuyển đổi số quốc gia, cũng là cơ chế then chốt để dung hòa hai mục tiêu: giảm chi phí xã hội và củng cố niềm tin vào thị trường.

Chia sẻ tại Hội thảo, ông Đào Duy An, Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cho hay, bất động sản là tài sản có giá trị lớn, nên an toàn pháp lý trong giao dịch luôn là mối quan tâm hàng đầu của cả Nhà nước và người dân.

“Công chứng chính là “người gác cổng”, giúp các giao dịch được diễn ra an toàn, minh bạch, qua đó góp phần tạo dựng sự bền vững cho nền kinh tế”, ông An nhận định.

Đặc biệt, trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ đối với quy trình giao dịch bất động sản như hiện nay, công chứng, đặc biệt là công chứng điện tử rất cần thiết để đảm bảo an toàn pháp lý đối với các giao dịch bất động sản.

Trước hết, công chứng điện tử dễ đồng bộ với các dịch vụ công trực tuyến và hỗ trợ quy trình số hóa của sàn giao dịch bất động sản. Đồng thời, đảm bảo an toàn pháp lý cho giao dịch. Bởi công chứng viên chính là người xác minh nhân thân, năng lực hành vi dân sự, tình trạng pháp lý của tài sản, các thông tin ngăn chặn về tài sản nếu có, trước khi hợp đồng được ký kết. Họ có trách nhiệm soạn thảo hợp đồng đúng quy định pháp luật, giải thích rõ quyền lợi, nghĩa vụ và hệ quả pháp lý để các bên hiểu và lựa chọn phương án phù hợp.

"Văn bản công chứng không chỉ là chứng cứ có giá trị pháp lý cao, mà còn là “lá chắn” đầu tiên chống lại các hành vi gian lận, bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia", ông An nói.

Ngoài ra, công chứng còn góp phần minh bạch hóa thông tin bất động sản. Cơ sở dữ liệu công chứng đang dần được hoàn thiện, hướng tới liên thông toàn quốc với cơ sở dữ liệu đất đai, tài sản, hộ tịch và thuế. Khi thông tin giao dịch được công khai và kiểm chứng, các hành vi gian lận như bán một bất động sản cho nhiều người, cố tình che giấu tình trạng pháp lý, hay thổi giá ảo… sẽ được ngăn chặn hiệu quả.

Tổng Thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam cũng nhấn mạnh, công chứng, công chứng điện tử là một trong những nền tảng cho chuyển đổi số trong giao dịch bất động sản. Số hóa chỉ có thể an toàn khi được đặt trên cơ sở dữ liệu tin cậy, cơ chế xác thực pháp lý chặt chẽ và sự tham gia trực tiếp của công chứng viên.

"Chúng tôi đã thí điểm mô hình công chứng điện tử trực tuyến, mà người mua và bán ở Hà Nội và TP.HCM không cần tiếp xúc với nhau vẫn hoàn thành giao dịch, dưới sự chứng kiến đồng thời của các công chứng viên tại mỗi địa điểm. Thậm chí, công chứng điện tử cũng cho phép khách hàng ở nước ngoài uỷ quyền giao dịch bất động sản trong nước nhanh chóng thông qua Đại sứ quán", ông An chia sẻ thực tế, và khẳng định, ngành công chứng đã sẵn sàng cho chuyển đổi số và các giao dịch bất động sản trực tuyến, củng cố niềm tin cho thị trường.

Mặc dù được kỳ vọng trở thành "tấm khiên" bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch bất động sản trong kỷ nguyên số, nhưng công chứng điện tử tại Việt Nam vẫn đang đứng trước nhiều vấn đề cần được nhận diện và tháo gỡ.

PGS.TS Doãn Hồng Nhung, Phó Trưởng Ban Pháp chế VNREA chỉ ra, hành lang pháp lý cho công chứng điện tử ở Việt Nam chưa thật sự hoàn thiện và đồng bộ giữa Luật Công chứng, Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Giao dịch điện tử cùng các văn bản dưới luật, dẫn đến khó khăn trong áp dụng thực tế. Các quy định liên quan đến công chứng điện tử, lưu trữ và sử dụng văn bản số chưa thống nhất, khiến việc công nhận giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng điện tử còn nhiều vướng mắc.

Bên cạnh đó, hạ tầng công nghệ của nhiều văn phòng công chứng chưa đáp ứng yêu cầu về tốc độ, bảo mật và lưu trữ lâu dài. Việc kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, đất đai, doanh nghiệp còn thiếu đồng bộ, gây khó khăn trong xác minh, đối chiếu thông tin. Nguồn nhân lực hạn chế kỹ năng số, trong khi người dân vẫn quen dùng hồ sơ giấy và chưa thật sự tin tưởng vào giá trị pháp lý của hồ sơ điện tử.

Thách thức lớn khác là vấn đề an ninh mạng. Giao dịch bất động sản có giá trị cao, dễ trở thành mục tiêu tấn công, dẫn tới nguy cơ lộ lọt hoặc giả mạo dữ liệu. Khi công nghệ AI giả mạo ngày càng tinh vi, việc công chứng viên không trực tiếp gặp gỡ sẽ làm giảm hiệu quả trong xác minh nhân thân và ý chí tự nguyện của các bên.

Hơn nữa, hạ tầng công nghệ chưa đồng đều giữa các địa phương, trong khi nhiều người dân, nhất là người lớn tuổi, còn hạn chế kỹ năng số và vẫn quen ký kết trực tiếp, giữ bản cứng giấy tờ, khiến niềm tin vào công chứng điện tử chưa cao. Chi phí đầu tư hạ tầng, bảo mật và duy trì hệ thống cũng là gánh nặng cho nhiều tổ chức hành nghề công chứng.

PGS.TS Doãn Hồng Nhung cũng nhấn mạnh, nếu hệ thống lưu trữ dữ liệu chưa được chuẩn hóa hoặc xảy ra sự cố kỹ thuật, khả năng phát sinh tranh chấp là rất lớn.

"Do vậy, công chứng số hóa trong bất động sản hiện nay vẫn cần nhiều điều chỉnh và hoàn thiện để có thể vận hành hiệu quả, an toàn và thay thế từng phần công chứng truyền thống", bà Nhung chia sẻ.

Đại diện doanh nghiệp hội viên Hiệp hội Bất động sản Việt Nam cũng nêu băn khoăn liên quan đến bảo vệ dữ liệu cá nhân. Theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân năm 2025, thông tin được chia thành hai loại: nhạy cảm và không nhạy cảm. Vậy trong quá trình công chứng, những thông tin nào được công khai theo Luật Công chứng, nhưng lại có thể xung đột với các quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân? Ngoài ra, giao dịch bất động sản bản chất là giao dịch dân sự và công chứng chỉ là một hoạt động để thúc đẩy giao dịch dân sự đó được triển khai và đảm bảo quy định của pháp luật về dân sự. Tuy nhiên, tính bảo mật của thông tin trong quá trình kết nối giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và công chứng viên, văn phòng công chứng sẽ cần đảm bảo như thế nào?

Công chứng điện tử là xu hướng tất yếu trong tiến trình chuyển đổi số, song vấn đề quan trọng nhất là triển khai thế nào để thực sự mang lại lợi ích cho người dân và doanh nghiệp. ĐBQH Phan Đức Hiếu nhấn mạnh, số hóa không thể chỉ dừng ở việc “điện tử hóa hồ sơ giấy tờ”, mà phải được thiết kế trên một tư duy điện tử, tức là tinh giản quy trình, cắt bỏ tối đa các thủ tục trung gian, không biến thủ tục số thành một "bản sao" phức tạp của thủ tục giấy.

Theo ông Hiếu, cần nghiên cứu xây dựng một quy trình công chứng điện tử riêng biệt, trong đó quy trình cho bất động sản có thể có cơ chế đặc thù. Quy trình này phải đơn giản hơn, ít thủ tục hơn, đặc biệt là giảm bớt yêu cầu bản sao giấy.

"Kết quả công chứng điện tử phải được chấp nhận và sử dụng trực tuyến ngay trong hệ thống thủ tục hành chính, chứ không bắt buộc người dân in ra nộp lại", ông Hiếu nói.

PGS.TS. Nguyễn Quang Tuyến cũng cho rằng, công chứng điện tử phải giúp cắt giảm thủ tục hành chính. Tuy nhiên, để đạt được, không chỉ cần một quy trình tinh giản mà còn đòi hỏi sự thay đổi trong đào tạo và tư duy hành nghề của công chứng viên.

Trong đó, Hiệp hội Công chứng viên và Học viện Tư pháp cần xây dựng chuỗi chương trình đào tạo chuyên đề, trang bị kỹ năng và phương pháp tác nghiệp mới cho công chứng viên trong môi trường điện tử. Nếu bản thân đội ngũ không thay đổi, sẽ rất khó để công chứng điện tử đi vào thực tiễn.

Ngoài ra, lực lượng nhân viên nghiệp vụ trong các văn phòng công chứng cũng cần được chuẩn bị để hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thao tác thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, Hiệp hội Công chứng viên cần đẩy mạnh tuyên truyền và phổ cập tư duy mới về công chứng điện tử đến cộng đồng, nhất là ở vùng sâu, vùng xa, nơi hạ tầng số và thói quen sử dụng dịch vụ điện tử còn hạn chế.

Kết luận Hội thảo, TS. Nguyễn Văn Khôi, Chủ tịch Hiệp hội Bất động sản Việt Nam, thành viên Hội đồng Tư vấn cải cách thủ tục hành chính của Thủ tướng Chính phủ cũng lưu ý tính cấp thiết của việc cần thúc đẩy mạnh mẽ hơn nữa chuyển đổi số trong lĩnh vực bất động sản và công chứng. Các doanh nghiệp đầu tư bất động sản, các sàn giao dịch phải tiên phong ứng dụng công nghệ số; đồng thời, các cơ quan hành chính công cấp tỉnh cũng cần triển khai đồng bộ, nâng cao nhận thức và thúc đẩy hành động của người dân, doanh nghiệp. Đầu tư hạ tầng công nghệ cho chuyển đổi số phải được coi là nhiệm vụ trọng tâm.

Cùng với đó, các trung tâm phục vụ hành chính công cấp tỉnh cần xây dựng và vận hành quy trình liên thông dữ liệu số trong giao dịch bất động sản. Khi thiết lập cơ chế liên thông dữ liệu dùng chung, phải bảo đảm tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân, áp dụng chuẩn mã hóa, phân quyền truy cập, ngăn chặn nguy cơ rò rỉ, sử dụng sai mục đích và có chế tài nghiêm khắc với hành vi vi phạm.

Chủ tịch VNREA nhấn mạnh, cần phân biệt rõ giữa các loại giao dịch và đối tượng giao dịch để có quy định phù hợp. Một số giao dịch quan trọng, giá trị lớn phải bắt buộc công chứng để bảo đảm an toàn pháp lý; những giao dịch ít rủi ro hơn có thể khuyến khích hoặc để các bên tự nguyện lựa chọn.

“Trên tinh thần đó, tôi mong rằng chúng ta sẽ tiếp tục tư duy trên cơ sở quan điểm chỉ đạo của Đảng và Nhà nước, phân tích rõ những điểm mạnh và cả những tồn tại, từ đó đưa ra giải pháp khả thi để thúc đẩy số hóa giao dịch bất động sản và công chứng điện tử phát triển lành mạnh, bền vững”, TS. Nguyễn Văn Khôi nhấn mạnh./.

Tùng Dương